Warum sollen für manche Bestellungen Handelsrechnungen hochgeladen werden?

Vielleicht ist dir bei einigen deiner Bestellungen die Fehlermeldung "Handelsrechnung für die Zollabwicklung fehlt" aufgefallen. Diese Meldung betrifft Bestellungen ab 1 Kilogramm, die außerhalb der Europäischen Union geliefert werden sollen. In diesem Beitrag erklären wir, warum Handelsrechnungen notwendig sind und wie du eine solche Rechnung erstellst und hochlädst, um die Fehlermeldung zu beheben.

Was ist eine Handelsrechnung?

Eine Handelsrechnung, auch bekannt als Commercial Invoice, ist ein unverzichtbares Dokument im internationalen Handel. Sie wird für den Export von Waren in Länder außerhalb der EU benötigt und sorgt dafür, dass dein Paket problemlos durch den Zoll kommt. Eine Handelsrechnung dient als Rechnung für den Verkauf und Kauf von Waren zwischen einem Exporteur und einem Importeur und enthält alle relevanten Informationen, die der Zoll für die Abfertigung der Ware benötigt.

Warum kann Printegy selbst keine Rechnung erstellen und hochladen?

Printegy gilt nicht als Verkäufer, weil wir die Produkte an den Händler und nicht an den Endkunden verkaufen und die Verkaufspreise nicht bestimmen. In diesem Sinne giltst du als Verkäufer und musst die Rechnung selbst erstellen. Wir von Printegy möchten aber diesen Prozess für dich möglichst einfach und verständlich gestalten und erklären in den nächsten Schritten, wie du eine Rechnung erstellst und hochlädst.

Wie erstelle ich eine Handelsrechnung?

Um eine korrekte Handelsrechnung zu erstellen, müssen bestimmte Informationen enthalten sein. Hier ist eine Liste der wesentlichen Bestandteile (ohne Gewähr):

• Absender- und Empfängerinformationen: Name, Adresse und Kontaktdaten des Exporteurs (Verkäufer) und Importeurs (Käufer).
• Rechnungsnummer und -datum: Eindeutige Nummer und Ausstellungsdatum der Rechnung.
• Beschreibung der Waren: Detaillierte Beschreibung der exportierten Artikel, einschließlich Menge, Gewicht und Verpackungsart.
• Warenwert: Einzelpreis und Gesamtwert der Waren, inklusive der Währung, in der der Betrag angegeben ist.
• Herkunftsland: Das Land, aus dem die Waren stammen.
• Zolltarifnummer (HS-Code): Internationale Nummer, die den Warentyp klassifiziert und für Zollzwecke verwendet wird.
• Transportinformationen: Art des Transports (z.B. Luftfracht, Seefracht) und relevante Details zum Versand.
• Unterschrift des Exporteurs: Rechtsgültige Unterschrift des Verkäufers, die die Richtigkeit der Angaben bestätigt.

Die genaue Einhaltung dieser Angaben ist entscheidend, um Verzögerungen oder Probleme bei der Zollabfertigung zu vermeiden.

Wie lade ich die Rechnung hoch?

Die eingehenden Bestellungen in die Nicht-EU-Länder werden wie alle gewöhnlichen Bestellungen in deinem Account unter dem Punkt “Bestellungen” aufgelistet. Sie erscheinen erstmal im Status “Pausiert”, bevor die Rechnung erfolgreich hochgeladen wird. 

Gehe auf “Details” und lade in dem geöffneten Fenster die Datei mit der Rechnung hoch. Nach dem erfolgreichen Upload erscheint die Meldung “Invoice successfully uploaded”. Die Fehlermeldung ist somit behoben und die Bestellung hat nur noch den Status “Bezahlt”.

AUSNAHMEFALL: Direktbestellungen nicht an den Endkunden

Falls du eine Direktbestellung für dich getätigt hast und sie nicht an den Endkunden geliefert wird, sondern zu dir ins Ausland, brauchst du keine Rechnung zu erstellen, da in diesem Fall Printegy als Verkäufer gilt. Schreibe uns bitte in diesem Fall per E-Mail unter hello@printegy.de an, und wir werden die erforderliche Rechnung selbst hochladen.

Wir hoffen, dieser Beitrag hilft dir, das Thema Handelsrechnungen besser zu verstehen. Wenn du weitere Fragen hast, zögere nicht, unseren Kundenservice zu kontaktieren: hello@printegy.de. Wir werden uns um dein Anliegen kümmern!